Madinsa se adapta al nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD), en vigor desde mayo de 2018, para facilitar a nuestros clientes el cumplimiento de las normas en materia de control y registro de documentación. Para ello, ha realizado las modificaciones necesarias en software y soluciones de movilidad empresarial.
El pasado mes de mayo, entró en vigor el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD), con importantes cambios y mayor celo a la hora de gestionar la protección de los derechos individuales de los usuarios. En España será la Agencia de Protección de Datos la encargada de velar por el cumplimiento de la nueva normativa en nuestro país. Para facilitar la adaptación a este reglamento, desde Madinsa recordamos a nuestros clientes los cambios efectuados en software y soluciones de movilidad empresarial, para acomodar nuestra herramienta de gestión Teragest® y nuestra solución de movilidad Teradroid a los nuevos requisitos legales.
¿Cómo puedo gestionar la protección de datos desde el software Teragest®?
Nos centraremos primero en las indicaciones necesarias para gestionar de manera adecuada la protección de datos en el ámbito del software ERP Teragest®. Teniendo en cuenta que el nuevo reglamento nos permite recoger dos tipos de documentos -uno que autoriza al distribuidor a tener los datos del cliente en el sistema y otro que autoriza a ceder estos datos a terceros-, en la interfaz de nuestro programa disponemos de un parámetro general para seleccionar qué tipo de formulario vamos a gestionar.
Llegados a este punto, tenemos la opción de seleccionar sólo el formulario de autorización de almacenamiento de datos del cliente o gestionar ambos formularios o, por el contrario, no gestionar ninguno de ellos.
Ir a General/Parámetros/Clientes.
Para gestionarlo por cada cliente, en la ficha del cliente del ERP Teragest® habilitamos dos campos.
Ir a Clientes/Fichero de clientes/Mantenimiento de clientes.
Estos campos podrán ser actualizados manualmente desde Teragest® por el usuario, teniendo este la posibilidad de imprimir cada uno de los formularios tipo cuando así lo precise.
En “Listados de clientes” habilitamos un campo en las acotaciones que nos permita conocer qué clientes están pendientes de gestionar cualquiera de los dos tipos de formularios.
En “Preventa”, al imprimir los documentos de reparto, se habilitará una opción de imprimir los formularios de RGPD de los clientes que aún no lo tengan.
¿Y en la soluciones de movilidad para empresas Teradroid?
En la aplicación de Teradroid (versión 3.4) también se gestionará la Protección de Datos. El usuario de nuestro software de movilidad podrá imprimir ambos documentos: tanto la autorización de datos de clientes como la cesión de datos a terceros.
La impresión se puede realizar tanto por impresora como mediante el envío de un correo electrónico con el documento.
Tras la impresión de los documentos se marcarán los checks correspondientes al documento que emitimos. Estos checks también se pueden marcar de forma manual, siempre y cuando el cliente ya tenga los documentos firmados.
Una vez validemos el proceso y se grabe una incidencia, al descargar la información del terminal al servidor, los datos se actualizarán en la ficha del cliente.
Para avisar de que un cliente no tiene firmado alguno de los formularios, al entrar en ventas y seleccionar un cliente, se mostrará un aviso desde el que podemos ir a la impresión de los documentos.
En la solución de movilidad Teradroid también tenemos la opción de imprimir el formulario cuando sea necesario, eligiendo al cliente correspondiente y desplazando la pantalla (de derecha a izquierda). Ahí nos aparecerá un botón que nos llevará a la pantalla de impresión de los formularios.
En “Alta de nuevos clientes” también estará la opción de imprimir los formularios.
Si se le realiza una factura al cliente, al finalizar la impresión de la factura nos mostrará la pantalla para imprimir los formularios.
Además, podemos entrar en la opción de nuevos clientes, buscar el cliente, seleccionarlo, y en la pantalla de datos del cliente nos aparecerá el botón que nos lleva a la impresión de los documentos.
